Wir arbeiten ganzheitlich, da wir uns auf die Themen Dokumen­ten-Management, Daten­schutz, Projekt­management und Büro­dienst­leistungen spezialisiert haben und sind seit über 15 Jahren erfolgreich in diesen Bereichen tätig.

Dokumenten-Management / ECM

Die Infor­mations­flut wurde in den letzten Jahren immer größer. Oft sind viele Infor­ma­tionen nicht dort vor­handen, wo sie hin­ge­hören. Immer wieder stellen sich Unter­nehmen die Frage, in welchem Zusammen­hang das eine und das andere Dokument bzw. die eine oder andere Infor­mation steht.
Kennen Sie das?

• Sie haben ein Dokumenten-Management-System ein­ge­führt, kommen aber nicht mehr nach alles richtig abzulegen? Die Zusammen­hänge sind nicht mehr klar, weil jeder irgend­wie anders ablegt?
• Sie erhalten Papier- und elektronische Dokumente doppelt? Diese sind dann im DMS doppelt, drei- und vierfach abgelegt, weil keine Refer­enzen, Ver­linkun­gen oder Bezüge vorhanden sind?
• Sie haben keine Übersicht, wer welche Dokumente sehen und/oder bearbeiten darf?

Wir haben langjähirge Erfahrung in der Ablage und Strukturierung von Projekt­dokumentationen. Unsere Vorgehens­weise haben wir beispielhaft beschrieben.

Wir unter­stützen Sie gerne bei der Optimierung Ihres Doku­menten- bzw. Informations­managements, weitere Informationen finden Sie im

Datenschutz

Dokumenten­management ist eng verbunden mit Datenschutz. In all den Informationen sind viele personen­bezogene Daten verborgen. Und jeden Tag müssen Sie damit sorgsam umgehen - auch in kleinen Unternehmen fallen schützens­werte Informationen an: Namen, Adressen, IP-Adressen, E-Mail-Adressen und viele mehr. Im Umgang damit ist viel Sorgfalt gefragt, die Beauftragende und Beschäftige hinterfragen dürfen.
Haben Sie Antworten auf diese Fragen?

• Wissen Ihre Beschäftigten was genau personenbezogene Daten sind und wie sie damit umzugehen haben?
• Was müssen Sie machen, wenn eine Person eine Datenauskunft verlangt?
• Was ist zu tun, wenn ein Datenschutz-Problem aufgetaucht ist?
• Haben Sie ein Datenschutzhandbuch?

Wir helfen Ihnen auf Ihrem Weg in die digitale datenschutzsichere Zukunft:

GoBD

Die GoBD beschreibt, wie jedes Unternehmen mit Belegen umzugehen hat. Alles, was für die Steuerfestsetzung wichtig ist, muss von Ihnen aufbewahrt und aufgezeichnet werden. Dabei gilt grundsätzlich, dass Dokumente nachvollziehbar, vollständig, einzeln aufgezeichnet, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein müssen. Auch hier gibt es Schnittpunkte zu den obigen Themen.
Die Vielfalt macht es aber zunehmend schwieriger die richtige Aufbewahrung zu wählen:

• Wie gehen Sie mit elektronisch erhaltenen Rechnungen um?
• Wie handhaben Sie Whatsapp, SMS, sonstiges, wenn Sie darüber Aufträge, Auftragsänderungen oder sogar Rechnungsstellungen erhalten?
• Dürfen Sie Photos von Rechnungen machen?
• Ist es erlaubt, in Clouds zu arbeiten?
• Glauben Sie auch, dass die GoBD nur was für große Unternehmen ist?
• Sie wissen nicht, wie die GoBD in Ihrem Unternehmen umgesetzt ist?

Auch hier haben wir Antworten und Angebote für Sie: